Nicht ohne Briefing

Einer der Begriffe, die wir vor allem im Bereich des Marketings häufig hören: Kurz. Obwohl Inhalt und Umfang von Person zu Person unterschiedlich sind, lautet die Antwort auf die Frage “Was bedeutet Brief?” meist “dieselbe Tür”.

Brief; vor jeder Arbeit, die getan werden soll, wird von der Person, die die Arbeit gibt, erwartet, dass sie die Markengeschichte, das Zielpublikum für das Projekt, die Ziele für die Organisation, die Erwartungen für die Arbeit, die Produkt-/Dienstleistungsinformationen, usw. teilt. Aus diesem Grund kann die Kurzbeschreibung eines jeden Projekts oder Auftrags unterschiedlich ausfallen. Auch wenn es viele Unterschiede zwischen einem Briefing für digitale Anzeigen und einem Briefing für Illustrationsdesign gibt, so sind doch einige Punkte in den Briefings hervorzuheben:,

Der Zweck des Projekts

Die Zielgruppe, die mit dem Projekt erreicht werden soll
Voraussichtliche Dauer der Projektdurchführung
Punkte, die bei der Erstellung des Projekts zu vermeiden sind / an denen man sich ein Beispiel nehmen sollte
Indem der Auftraggeber dem Freiberufler einen Auftrag erteilt, gibt er ihm einen Fahrplan an die Hand, der ihn während seiner Arbeit leitet und ihn darüber informiert, was er zu tun hat und warum. Mit einem kurzen und klaren Briefing, das alle notwendigen Informationen enthält, können Sie den ersten Schritt zu einem Werk tun, das Ihren Erwartungen entspricht.

Versuchen Sie, verständnisvoll zu sein

Bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern ist die Qualität der Kommunikation sehr wichtig, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und eine 100%ige Effizienz der Arbeit zu erreichen. Sie sollten versuchen, ein wenig aus der “Arbeitgeber”-Identität herauszutreten und versuchen, den Kommunikations- und Arbeitsstil des Freiberuflers, mit dem Sie zusammenarbeiten, zu verstehen und sich ihm anzupassen. Anstatt in einem imposanten Stil zu kommunizieren, können Sie diese Kommunikation leicht herstellen, indem Sie betonen, dass Sie ein Team auf einer aufgabenspezifischen Basis sind und den Freiberufler mit detaillierteren Kommentaren anleiten. Eine positive Kommunikation ist ein Muss für eine positive Arbeit!

Erreichbar sein

Um eine Arbeit abzuliefern, die Ihren Erwartungen entspricht, muss der Freiberufler Sie möglicherweise in verschiedenen Phasen des Projekts kontaktieren, Ihnen Entwürfe schicken und Sie um Ihre Meinung zu verschiedenen Fragen bitten. Als Auftraggeber sollten Sie sich bemühen, mit dem Freiberufler ab dem Zeitpunkt, an dem Sie eine Vereinbarung mit ihm treffen, bis zum Projektabschluss in Kontakt zu bleiben.

Da Sie in der Kommunikation “unerreichbar” sind, müssen Sie möglicherweise die fertige Arbeit, die Ihnen zum Abgabetermin vorgelegt wurde, noch einmal überarbeiten, obwohl sie bereits fertig ist. Dies ist oft ein Alptraum in der Welt der Freiberufler und kann die Arbeitsfreude des Freiberuflers völlig “runterziehen”. Da auch diese Situation zusätzliche Kosten verursacht, sollten Sie erreichbar sein, um alle Fragen und Anregungen von Seiten des Freiberuflers zeitnah zu erhalten.

Haben Sie keine Angst, offen zu sein
Als “Arbeitgeber” eines Projekts sollten Sie in erster Linie mit der Arbeit zufrieden sein, die Sie erhalten. Genau aus diesem Grund sollten Sie, bevor Sie zu schnell zu den nächsten Projekt-/Arbeitsschritten übergehen, die Details, die Ihnen nicht gefallen, offen mit dem Freiberufler besprechen und seine Meinung einholen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Revision ist der schlimmste Albtraum eines Freiberuflers, und Sie dürfen diese mächtige Waffe nur dann einsetzen, wenn es wirklich notwendig ist. Gerade deshalb sollten Sie diese Chance effizient nutzen und gemeinsam mit dem Freiberufler über die Notwendigkeit Ihrer Wünsche entscheiden, nachdem Sie klar zum Ausdruck gebracht haben, an welchen Punkten es Ihnen mangelt.

Die Prämisse, dass “der Kunde immer Recht hat”, wird oft zum Feind dieses Prozesses. Denn meist wollen die Auftraggeber “ihren Willen durchsetzen” und ignorieren das Wissen des Freiberuflers, oder umgekehrt, und überlassen den gesamten Entscheidungsprozess dem Freiberufler. In beiden Fällen wird der Auftraggeber, der seine Wünsche nicht klar äußert, zum Opfer einer in jeder Hinsicht ineffizienten Zeitnutzung und einer Verlängerung des Liefertermins der Arbeit. Am Ende des Tages wird sich die geleistete Arbeit nie gut anfühlen.

Andererseits sollten Sie aufhören, mit unbedachten Kommentaren und Vorschlägen an die Tür des Freiberuflers zu klopfen, um den Auftrag so schnell wie möglich zu erhalten. Wenn Sie Ihre Bemerkungen mitteilen, müssen Sie realistisch, konstruktiv und transparent sein. Unabhängig davon, wie erfahren sie sind, sind Freiberufler immer offen für Verbesserungen – oder sollten es sein. Wenn Sie also keine gemeinsame Basis finden können, sollten Sie sich bemühen, gemeinsame Entscheidungen zu treffen, anstatt auf Ihren eigenen Wünschen zu beharren.

Konsequent sein
Einer der wichtigsten Schritte im Briefing-Prozess, den wir im ersten Artikel hervorgehoben haben, ist die Konsistenz. Wenn Sie in Ihren Anträgen nicht konsequent sind und mit den Informationen, die Sie an verschiedenen Orten gesehen oder von einer anderen Person gehört haben, ganz neue Gedanken verbinden, kann dies das Projekt/die Arbeit, an dem/der Sie bereits gearbeitet haben, überschatten.

Ständig wechselnde Erwartungen bedeuten mehr Arbeitsstunden, mehr Aufwand und viel weniger Geduld. Aus diesem Grund sollten Sie sich vor der Erteilung eines Auftrags vergewissern, dass der von Ihnen erteilte Auftrag in jeder Hinsicht Ihren Wünschen entspricht und sich auf diese Wünsche konzentriert. Eine weitere Möglichkeit, in Ihren Vorstellungen und Wünschen konsequent zu bleiben, besteht darin, diesen Weg gemeinsam mit dem Freiberufler zu gehen. Auf diese Weise wissen Sie, welche Punkte Sie an welchen Haltestellen betrachten müssen, und können sich auf das Ergebnis konzentrieren, ohne durch neue Ideen abgelenkt zu werden.

Denken Sie daran: Solange eine solide Geschäftsbeziehung auf gegenseitiger Zufriedenheit beruht, schützt sie Sie vor bösen Überraschungen und führt immer zu effizienten und guten Ergebnissen bei der geleisteten Arbeit.